La burocrazia è sempre stata lenta a causa dei tempi di ricerca e delle comunicazioni che non sempre vengono ricevute in tempo. Al giorno d’oggi però esiste uno strumento che si chiama PEC, posta elettronica certificata, che è obbligatoria dal 2013 per tutte le imprese e che permette di alleggerire notevolmente il lavoro.

A differenza della comune email, la PEC si avvale di protocolli di alto livello basati su POP3 e IMAP, è univoca e deve essere registrata utilizzando documenti ed una procedura specifica. Questo in modo tale da poter utilizzare l’email certificata esattamente come se fosse una raccomandata con ricevuta di ritorno, a patto che la comunicazione avvenga tra due account dello stesso tipo.

Perché si attiva la PEC

La transizione digitale ha aperto molte nuove prospettive per il mercato e le comunicazioni. Dal 2013 è stata resa obbligatoria per liberi professionisti iscritti agli albo e alle associazioni di categoria oltre che per gli enti pubblici e privati l’utilizzo di un mezzo digitale che fosse tracciabile e affidabile per le comunicazioni fiscali e legali.

Anche i privati cittadini possono aprire un account PEC seguendo esattamente la stessa procedura che è rivolta ai professionisti. Gli account di email certificata sono gratuiti di base, ma i provider possono decidere di offrire ai loro clienti servizi aggiuntivi, come ad esempio un maggiore spazio di archiviazione, notifiche tramite SMS e gradi di sicurezza superiore fra cui la verifica con dispositivo hardware con costi accesso piuttosto limitati.

La PEC è necessaria per ogni tipo di comunicazione ufficiale fiscale, giudiziaria e legale, mentre per quelle ordinarie si può tranquillamente continuare a utilizzare la mail. Per semplificare le operazioni è possibile accedere all’email certificata direttamente dal proprio client, dopo aver attivato il protocollo di sicurezza.

Come si attiva un account PEC

A differenza della mail che richiede soltanto un numero limitato di controlli per essere attivata, la PEC deve essere affidabile al 100%. Quando si apre un account è necessario comunicare al provider la propria identità tramite una copia fronte-retro della carta d’identità, il codice fiscale e aggiungere altre informazioni che possono essere utilizzate per implementare i sistemi di sicurezza a check multiplo.

Il provider effettuerà poi la registrazione della PEC presso il Registro per le Imprese dove l’indirizzo sarà accessibile a tutti gli enti e le strutture che ne faranno richiesta per le loro comunicazioni. Tutta l’operazione richiede pochi minuti per essere effettuata e nel giro di pochi giorni si può cominciare a utilizzare il proprio account certificato ufficiale.

Il servizio di base è gratuito come una comunissima email, però è limitato nelle sue funzionalità, con uno spazio di archiviazione di default e una portabilità ridotta, oppure con molti check richiesti per accedere da dispositivi non associati, a seconda della piattaforma che si utilizza. È quindi sempre opportuno controllare che il provider garantisca buoni i livelli di comodità per gli utenti.

PEC gratuita e funzionale

L’email certificata gratuita è assolutamente valida e si può utilizzare in sostituzione delle raccomandate con ricevuta di ritorno per tutte le comunicazioni ufficiali che richiedono questo tipo di livello di sicurezza.

Grazie ai protocolli, inoltre, la PEC è più sicura rispetto a una mail ordinaria e non duplicabile. È però accessibile tramite le proprie credenziali anche con App mobile, per venire incontro alle esigenze dei professionisti che non sempre si possono trovare in ufficio per controllare le loro comunicazioni ufficiali.